A regra é simples: a barra lateral identifica o projeto, o carimbo identifica o estado. Os estados são em andamento, em risco, em atraso, concluído ou realizado, bloqueio e cronômetro ativo.
Bloco sem preenchimento, só contornado e com risco vertical é apoio: hora de coordenação, dedicada a outra pessoa ("APOIO · LUANA · CASINHA DA ANA"). Ele aparece na agenda de quem apoiou, no horário em que o cronômetro de coordenação rodou; enquanto o cronômetro está ligado, o bloco cresce até o agora com "apoio em curso". Apoio lançado à mão, sem cronômetro, não tem horário e não vira bloco, mas as horas dele contam no Balanço.
Na primeira vez que você abre o Calendário no dia, antes do fim da jornada, aparece o Plano sugerido para hoje: as tarefas que o sistema encaixou para você, cada uma com uma caixa marcada. Deixe marcado o que vai fazer e desmarque o que fica para depois, que passa a mostrar hoje não.
O botão diz Seguir o plano enquanto nada foi desmarcado e Ajustar o plano depois que algo foi. Ao clicar, o que ficou marcado vira o seu compromisso do dia, e o que ficou desmarcado vai para o próximo dia útil. Fechar a janela não muda nada: o plano continua como sugestão.
Para confirmar o restante da semana de uma vez, use no menu "…" Confirmar todas as restantes. Confirmar é o que transforma a semana desenhada no seu dia, e é o hábito que mantém o plano de todos em dia.
Alterne entre dia, semana e mês. Na semana e no dia a grade vai das 8h às 20h, com a linha do agora; no mês, cada dia mostra alguns compromissos e um "mais N".
O seletor de agenda troca de quem é a agenda que você está vendo: Minha agenda, Todas as agendas ou o nome de uma pessoa. Ao lado, dá para filtrar por projeto.
Depende da resposta de Tem hora marcada? na tarefa. Hora fixa cai no horário exato; "o sistema encaixa" cai onde couber na jornada do responsável; "ainda vou combinar" sai do plano. Veja Prazo, hora marcada e espera do cliente.
É por isso que a jornada cadastrada importa tanto: o encaixe usa os dias e horários que você declarou em Meu perfil.
No menu "…" há Bloquear agenda. Ela já vem com a sua agenda e o dia que você está olhando; deixe as horas vazias para bloquear o dia inteiro. As tarefas que estavam naquele período, inclusive as que você tinha fixado num horário, saem dali e o plano as encaixa em outro horário. Os bloqueios do dia aparecem na mesma janela, com a lixeira para desfazer.
Bloqueio que conta como trabalho, e bloqueio que não conta#
A janela pergunta se aquelas horas entram no seu total de trabalho, e a resposta vem marcada de acordo com o motivo — você troca quando o caso é diferente. Abaixo da pergunta, uma linha diz o que a sua escolha faz.
Conta como hora trabalhada
Treinamento interno, curso externo, visita a fornecedor, evento externo (feira, palestra) e reunião recorrente. Você trabalhou — só não foi num projeto.
Não conta
Férias, folga, licença, consulta, evento externo, feriado e "outro" nascem desmarcados. O dia sai do planejamento e não vira hora.
O que conta vira lançamento depois que o dia passa, sem projeto e sem faturar — do mesmo jeito que uma reunião confirmada. E vale as horas do seu expediente que o bloqueio cobre: bloquear das 8h às 22h não vira 14 horas trabalhadas, vira a sua jornada daquele dia.
Horas que você lançar em projeto num dia bloqueado continuam valendo por inteiro, somando com o bloqueio.